Quel processus suivez-vous lorsqu’il s’agit de résoudre un problème en équipe ? Comme qualifiez-vous la problématique ? Par quels moyens aboutissez-vous à des solutions auxquelles l’équipe adhère ? Comment prenez-vous des décisions en essayant de réduire au maximum les angles morts ? 

En tant que  facilitateurs, notre métier consiste au quotidien à construire des processus adaptés pour résoudre efficacement et en équipe des problèmes complexes.

Dans cet article, nous vous partageons plusieurs méthodes  d’intelligence collective utiles à la résolution de problèmes que nous utilisons couramment, et comment elles peuvent vous aider à trouver des solutions plus rapidement et plus efficacement.

 

Pourquoi appréhender collectivement la résolution de problèmes  ?

Si la résolution de problèmes peut être adressée  individuellement,  aborder un problème complexe en équipe comporte plusieurs avantages indéniables : 

    1.  Réfléchir à un problème en équipe permet de le regarder sous différents angles et d’apporter toutes les perspectives utiles à sa résolution. 
    2.  Vos chances d’aboutir à des solutions innovantes est démultipliée lorsque vous travaillez en équipe.
    3. En adoptant le réflexe de résoudre les problèmes les plus complexes en équipe, vous améliorerez la qualité de la collaboration. entre les membres  du groupe. Vous traiterez les désaccords sans tabou et développez une culture du consentement et du “Oui, et…”. 
    4. A terme, engager l’ensemble des membres d’une équipe dès la clarification et la résolution du problème permet d’augmenter considérablement l’efficacité dans la mise en oeuvre. 

Résolution de problèmes en intelligence collective : quels points d’attention ? 

 Si la résolution de problèmes en équipe  offre de nombreux avantages,   certains écueils méritent votre attention pour être évités : 

  1.  Rapport hiérarchique : les liens hiérarchiques entre participants peuvent biaiser la participation de certains membres de l’équipe, en offrant plus de poids à certaines personnes. Assurez-vous d’offrir une vraie équivalence de parole à chacun, et d’encourager chacun à exprimer son point de vue. 
  2. Perte de temps : si le processus n’est pas explicité  en amont, la résolution de problèmes en équipe peut être source d’inefficacité et occasionner une perte d’énergie
  3. Recours systématique à l’intelligence collective : la résolution de problèmes en équipe nécessite  le temps et l’implication  de tous pour être efficace. Par soucis d’efficacité, veillez à identifier les  problèmes dont la résolution mérite réellement une attention collective. 

Ces points de vigilance justifient à nos yeux la nécessité de recourir à des méthodes de résolution de problèmes structurées, qui vous feront gagner en efficacité collective, éviteront  l’émergence de biais cognitifs néfastes, et vous aideront à aller plus loin  à plusieurs. 

 

 Les différentes méthodes de facilitation pour la résolution de problèmes

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A. Les Chapeaux de Bono – Structurer efficacement son cheminement de pensée 

Résumé et objectifs

Les chapeaux de Bono sont une méthode de résolution de problèmes créée par Edward de Bono dans les années 1960. Elle vise à encourager la créativité et la collaboration lors de la résolution de problèmes. Les chapeaux représentent différents modes de pensée, qui permettent de considérer les problèmes sous différents angles et de façon séquencée. Elle permet en particulier d’imaginer des solutions vertueuses, qui couvrent les différents angles du problème adressé.

 Quand utiliser les chapeaux de Bono

La méthode des chapeaux de Bono, largement pratiquée, est particulièrement efficace pour séquencer la pensée d’un groupe, qui à défaut pourrait réfléchir simultanément à différents angles, ou en omettre certains. 

Nous l’utilisons plus spécifiquement lorsque les participants sont en majorité directement concernés par le problème adressé.

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La méthode consiste à séquencer le processus de résolution de problèmes à l’aide des chapeaux de Bono. 

Chaque chapeau représente un mode de pensée distinct : 

  • les faits (chapeau blanc)
  • les émotions (chapeau rouge)
  • les risques (chapeau noir) 
  • les opportunités (chapeau jaune) 
  • les idées (chapeau vert)
  • la planification et l’organisation (chapeau bleu)

Le processus collaboratif consiste, une fois le problème validé, à travailler en équipe sur ces différents angles. L’ordre des chapeaux est important : les idées émergeant avec le chapeau vert sont directement liés aux échanges de clarification du problème qui précèdent. 


Pour aller plus loin et utiliser cette méthode, cette fiche décrit le processus à suivre de façon détaillée.

B. L’accélérateur de projet – Mettre le groupe au service d’une problématique individuelle

 Résumé et objectifs

L’accélérateur de projet, est une méthode rapide et efficace pour résoudre collectivement un problème rencontré par un membre du groupe, en utilisant un processus structuré en cinq étapes. Il vous aide à présenter le problème, en clarifier les contours, proposer des solutions, se projeter dans leur réalisation et prendre du recul sur l’échange.

 Quand utiliser l’accélérateur de projet

L’accélérateur de projet est une pratique collective très efficace pour adresser entre pairs la problématique d’un individu. Elle permet de mettre le “Nous” au service du “Je”. Les aidants apportent leur expérience et compétences à la personne exposant son problème.

Le fait que le groupe soit constitué de pairs est très important : cette configuration permet une libération de la parole, mais également que les problèmes individuels adressés fasse écho à d’autres membres du groupe.

C’est une méthode très efficace lorsque vous disposez de peu de temps (30 à 45 minutes).

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L’accélérateur suit un processus en 5 étapes : 

  1. Présentation : Le porteur de la problématique présente sa problématique et le contexte (5 min)
  2. Questions : Les contributeurs posent les questions de clarification nécessaires à une meilleure compréhension du problème (5 min)
  3. Contributions : les contributeurs proposent des pistes de solution, une mise en relation, partagent une expérience qui pourrait aider à la résolution du problème
  4. Résumé et prochaines étapes : le porteur reprend la main pour partager ses retours et prochaines étapes
  5. Apprentissages : les contributeurs partagent à leurs tours les apprentissages, et ce pour quoi ils se sentent reconnaissants.

Pour aller plus loin et utiliser cette méthode, cette fiche décrit le processus à suivre de façon détaillée.

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 C. Le Pro Action café – Dynamiser la résolution de problème en équipe

 

Résumé et objectifs

Le pro action café a été conçu par Ria Baeck et Rainer von Leoprechting en Belgique. Il est un croisement entre le World Café et le Forum Ouvert.

Cette méthode permet à 1⁄4 des personnes présentes d’adresser au groupe une question, une difficulté rencontrée dans la conduite d’un projet, puis de bénéficier du questionnement, des idées, apports et perspectives des autres participants. Au même titre que l’accélérateur de projet, il s’agit également d’une méthode mettant le “Nous” au service du “Je”, avec une spécificité : les contributeurs changent régulièrement de table, et donc de problématique accompagnée.

 Quand utiliser le pro action café

Cette méthode est particulièrement utile pour les situations complexes ou les problèmes difficiles à résoudre. Elle permet de creuser en profondeur les causes racines du problème exposé, et de bénéficier d’une multitude de points de vue.

Le pro action café est particulièrement adapté lorsque vous accompagnez un grand groupe (+ de 12 participants).

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Pour faire vivre cette méthode, il vous faut une grande salle, des tables avec des paperboards et des stylos, et un mur qui permettra d’afficher les problématiques apportées par ¼ des participants. 

Le pro action café se déroule en quelques étapes clés : 

  • Affichage : les porteurs écrivent leur problème sur une feuille A4, l’affichent sur le mur des marchés et la partagent au groupe en 1 minute max. 
  • Session d’entraide : Les porteurs s’assoient à une table et y resteront pour toute la session. Les contributeurs, eux, se dirigent vers les problématiques de leurs choix, puis sont invités à se déplacer vers une autre problématique à chaque fois qu’une nouvelle question est proposée. 3 questions seront posées au total : 
  • Quelle est la question derrière la question, derrière la demande?
  • Que manque-t-il ? (à mon projet ? à ma question ? à ma réflexion?)
  • Qu’est-ce-que je suis en train d’apprendre sur moi ?
  • Clôture en plénière : les participants sont invités à prendre du recul sur ce qu’ils viennent de vivre

Pour aller plus loin et utiliser cette méthode, cette fiche décrit le processus à suivre de façon détaillée.

 

D. Le Forum ouvert – Donner du poids à toutes les perspectives

 Résumé et objectifs

Le forum ouvert est une méthode qui permet de structurer une rencontre collaborative. Toute la méthode repose sur la responsabilisation et la liberté de mouvement et d’action des participants. 

Cette méthode ouvre un espace de collaboration autour d’une thématique importante et complexe, où les points de vues et apports de tous seront précieux. La spécificité de cette méthode est que l’agenda de la rencontre n’est pas construit à l’avance : seule la thématique est prédéfinie. Ce sont ensuite les participants qui ouvrent des espaces de dialogue et de co-construction sur des thématiques qu’ils jugent importantes. 

Chaque participant au forum ouvert a ensuite la possibilité de contribuer comme il le souhaite au cours de la rencontre : activement sur une thématique précise, en contribuant à plusieurs thématiques, en participant à des discussions connexes autour de la machine à café… 

Le forum ouvert constitue l’un des formats collaboratifs les plus aboutis. Il présuppose une délégation de l’agenda, du contenu, et de la prise de décision aux participants.

Quand utiliser le forum ouvert

Vous pouvez animer un forum ouvert lorsque la problématique ou thématique abordée est trop large pour que vous puissiez par vous-même en identifier tous les angles et sous-thématiques. 

C’est également une méthode particulièrement adaptée à des situations où vous souhaitez impliquer et responsabiliser les participants sur le livrable, et les suites qui seront données au forum ouvert.

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Parmi les 4 méthodes de résolution de problèmes décrites dans cet article, le forum ouvert est celle qui demande le plus de préparation. L’impact potentiel (engagement et suites données) est néanmoins à la hauteur du temps que vous y dédiez !  

Voici en résumé les quelques étapes à suivre pour et animer un forum ouvert* : 

  1. Phase d’émergence : vous accueillez les participants, disposés en cercle dans une grande salle. Après avoir énoncé les règles de fonctionnement du forum ouvert, vous invitez les participants à définir l’ordre du jour de la rencontre en inscrivant eux-mêmes les sujets en lien avec la problématique qu’ils souhaitent traiter. Les différents ateliers sont ainsi planifié par les participants, dans différentes salles. 
  2. Sessions de travail : de petits groupes se forment de façon libre autour des sujets choisis. Un rapporteur note ce qu’il se dit sur un paperboard. 
  3. Restitutions : les rapporteurs restituent leurs notes dans un espace (la salle des nouvelles) où des ordinateurs et une imprimante sont mis à disposition. Les rapports sont ensuite imprimés et affichés dans l’espace du “Grand Journal”. 
  4. Convergence : les participants choisissent les sujets qui leur semblent le plus importants, puis des groupes sont constitués pour travailler sur des plans d’actions. Un compte-rendu de ces plans d’action est également saisi dans la salle des nouvelles. 
  5. Clôture : Les plans d’actions sont présentés, et un cercle de clôture permet à chacun d’exprimer son ressenti de la rencontre vécue.

Pour aller plus loin et utiliser cette méthode, nous vous recommandons la lecture de ce guide détaillé, créé et édité par le mouvement des colibris.

Conclusion

Les méthodes connues d’intelligence collective sont un excellent moyen de résoudre collectivement des problèmes complexes, avec une plus grande efficacité et implications des participants. Ces méthodes peuvent vous aider à identifier les causes profondes des problèmes, à générer de nouvelles idées et à prendre des décisions collectives auxquelles le groupe adhère. 

Chacune de ces méthodes sera mieux adaptée aux contextes évoqués dans l’article, ne vous reste donc plus qu’à les tester !

Des compétences en facilitation vous permettront de les utiliser de façon optimale, en tirant pleinement partie de l’intelligence du groupe. On a tout juste la formation qu’il vous faut sur le sujet, qui vous permettra   d’utiliser ces méthodes en tenant compte de leurs subtilités . 

Formez-vous à la facilitation

Nous avons construit un parcours d'apprentissage qui a permis à plus de 1000 participants  de développer leur posture de facilitateur ou facilitatrice, en présentiel comme à distance.  La formation rassemble des indépendants, consultants, formateurs, managers et chefs de projets qui souhaitent développer leurs talents d'animation de rencontres collectives. 

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