Le cycle de vie d’une action de formation

La mise en place d’une formation sur-mesure est un processus rigoureux, conçu pour répondre précisément aux besoins spécifiques d’une organisation. Comment se passe l’ingénierie pédagogique et le déploiement d’une formation ? Quelles sont les grandes étapes pour passer de l’expression d’un besoin de montée en compétences par un client à des résultats visibles dans le quotidien de l’organisation ? 

À travers l’histoire de la formation “Mes premiers pas pour contribuer à un projet”, déployée avec succès chez Orange depuis juillet 2019, nous vous proposons de plonger dans les coulisses de cette démarche pédagogique en quatre grandes étapes.

Semer la graine : comprendre et cerner les besoins

Recueillir les besoins 

Tout commence par une conversation. En décembre 2018, Patricia Bantas, Ingénieure formation chef de projet formations compétences transverses chez Orange, contacte YA+K et expose son besoin : il existe chez Orange des formations pour les chefs de projets, mais pas pour les personnes qui vont contribuer au projet. 

À cette étape l’objectif du formateur est de questionner pour s’assurer de cerner l’ensemble du contexte, la “big picture”. Pour être réellement efficace une formation s’inscrit dans un environnement de développement plus global de l’organisation,  sur la durée. Nous vous invitons donc à fonctionner en entonnoir : questionner d’abord sur l’organisation, les enjeux de développement macro, avant de resserrer progressivement sur les enjeux plus micro, le public et leurs besoins.

Traduire les besoins exprimés en objectifs pédagogiques

C’est parti ! La graine est semée et après avoir traduit les besoins en objectifs pédagogiques avec des ingénieurs pédagogiques internes à Orange, YA+K conçoit un premier fil rouge pour poser : 

• le cheminement à travers les grandes séquences qui traduisent les objectifs pédagogiques
• des prémices de modalités d’animation
• les outils/méthodes/éléments de posture associés à chaque séquence pédagogique

Pour que cette étape soit un succès, adoptez une réelle posture de co-construction. La présentation de ce premier fil rouge à votre client va vous permettre de l’enrichir et de faire émerger les points les plus importants pour vos apprenants. 

Pour structurer les retours de votre client, vous pouvez lui proposer d’utiliser une matrice de rétrospective. 

Vous pourrez ensuite avancer en confiance dans la suite de votre conception ! 

Faire grandir la jeune pousse : itérer pour affiner

Tester un prototype

À partir de ce fil rouge, YA+K construit un synopsis pédagogique détaillé qui est testé lors d’un pilote avec des ingénieurs pédagogiques, des formateurs et des contributeurs projet. 

Ces étapes ont permis d’aboutir à une formation expérientielle d’une journée, en présentiel, qui allie six séquences alternant des temps de réflexion sur soi, d’échanges, de jeux de rôles et de mise en pratique. Une formation scénarisée, conçue pour ancrer des outils et postures et les transposer à son environnement.

Ce pilote permet d’ajuster les séquences pour gagner en fluidité. Car le rôle des formateurs ne se cantonne pas à transmettre des compétences lors d’une journée. Le rôle des formateurs c’est de s’assurer qu’à travers un synopsis et une progression pédagogique les apprenants soient capables d’appliquer les apprentissages dans leur quotidien et ce, sur la durée.

Animer les premières sessions

Juillet 2019 : Il est temps de déployer auprès du public cible ! Les 3 premières sessions de formation (des “formations vitrines”) sont passées au crible pour finaliser le déroulé en analysant les retours des apprenants. 

 Ces dernières retouches permettent de s’assurer que :

• Chaque temps répond à un objectif pédagogique intermédiaire pertinent pour le groupe, 
• Le lien entre les compétences, les outils transmis et la réalité terrain est clair pour les apprenants,
• Les participants se sentent capables d’appliquer les apprentissages dans leur quotidien. 

Former une équipe de formateurs 

Novembre 2019 : Pour déployer la formation au sein d’Orange, deux sessions de formation de formateurs sont organisées, une au sein d’Orange et une en interne chez YA+K. 

Les secrets d’une formation de formateurs (ou Train-the-Trainer) réussie : 

• Mettre les formateurs en action en animant directement les séquences de la formation, 
• Souligner les objectifs pédagogiques, les messages clefs de chaque séquence, 
• Apporter des éléments de posture pour incarner l’ADN de la formation.

Cultiver la plante : adaptation et amélioration continue

Une formation c’est un élément vivant, qui évolue avec la transformation des usages et les retours des apprenants pour s’adapter toujours mieux aux besoins du terrain. 

S’adapter aux usages : du présentiel au distanciel

Janvier 2021 : Avec le confinement et le développement des pratiques à distance, l’intégralité du parcours de formation est adapté à la visioconférence.

C’est un nouveau processus de design qui s’amorce : nous devons repenser l’articulation de la formation pour faciliter l’acquisition des compétences derrière son écran. Le challenge : conserver une scénarisation qui sert le cœur de cette formation et favoriser l’émergence d’un réel collectif d’apprenants, plutôt qu’une somme d’individus. 

Pour transposer une formation initialement conçue pour le présentiel en un format à distance, vous pouvez commencer par vous poser les bonnes questions pour garantir une transition fluide et efficace. Voici quelques-unes de ces questions :

• Les objectifs de la formation doivent-ils être ajustés ou reformulés pour s’adapter au contexte virtuel ?
• Comment mettre à profit toutes les fonctionnalités interactives des logiciels de visioconférence (sous salles, tchat,…) ?
• Comment garantir que les participants aient accès aux supports pédagogiques de manière fluide et efficace ?
• Quels moyens peuvent être mis en œuvre pour favoriser les échanges informels et la collaboration entre les apprenants ?
• Faut-il repenser les rythmes et séquencements de la formation pour assurer un confort d’apprentissage sur toute la durée du parcours?

Pour concevoir nos formations à distance nous faisons appel à notre esprit de pragmatisme pour aller à l’essentiel : moins il y a de technologies différentes à utiliser, plus il est simple de garantir la fluidité de la formation. Les fonctionnalités des logiciels de visioconférence permettent aujourd’hui de répondre à la grande majorité des besoins en formation. 

Assurer un processus d’amélioration continue

En cinq ans, les processus mis en place ont permis d’optimiser les supports pédagogiques, d’affiner le questionnement, la mise en contexte pour les participants et de préciser le vocabulaire utilisé. L’histoire de cette formation, c’est aussi la vie de la communauté de formateurs qui interviennent sur le terrain et permettent de toujours être au plus près des besoins des apprenants. 

Pour mettre en place votre processus d’amélioration continue vous pouvez vous appuyer sur ces différents éléments : 

• Enrichir vos formations au fur et à mesure des situations/questions partagées par les apprenants.
• Récolter leurs retours à chaud en fin de formation à travers une série de questions.
• Puis 24h plus tard à travers un questionnaire de satisfaction qui allie des retours quantitatifs et qualitatifs. 
• Proposer des interviews de mesure d’impact quelques mois après la formation.

Pour approfondir le sujet de la mesure d’impact vous pouvez utiliser le modèle Kirkpatrick expliqué et illustré dans cet article. 

L’animation d’une communauté de formateurs qui interviennent sur le terrain est également un élément précieux dans ce processus :  

• Réalisation d’un bilan de formation écrit à chaud,
• Analyse des bilans de formation, 
• Temps collectifs pour adapter les contenus pédagogiques au plus près du terrain,
• Montée en compétences dans la durée des formateurs proposée régulièrement.

Essaimer de nouvelles graines : mesure d’impact et le début d’un nouveau cycle

Mesurer l’impact

Depuis 2019, cette formation c’est : 

• 600 apprenants formés
• 30 formateurs internes à Orange et externes (communauté YA+K)
• 19 sessions + 2 Train-The-Trainer (dont 1 en interne à Orange) animés en présentiel 
• 36 sessions animées à distance

Voici quelques questions qui nous permettent de creuser l’impact de cette formation sur les manières de travailler : 

• Quels sont les changements durables qui ont été remarqués dans les pratiques de collaboration projet? 
• Quels outils sont utilisés au quotidien? 
• Comment la formation a-t-elle aidé à travailler ensemble et/ou à atteindre les objectifs de développement professionnel ?

Et vous? Quelles questions pourriez-vous formuler pour mesurer l’impact de vos formations dans la durée?

Démarrer un nouveau cycle… 

Début 2021 : c’est l’écriture d’une nouvelle histoire qui démarre pour diffuser les modes de fonctionnement collectifs au sein d’Orange. Comment booster sa posture coopérative ? Cette histoire : 

• c’est celle de la conception d’un parcours d’apprentissage dans le temps, avec des séquences synchrones et asynchrones; 
• c’est celle de l’adaptation d’une formation conçue pour le distanciel à une formation en présentiel; 
• enfin c’est celle d’un synopsis pédagogique qui permet d’accompagner toute une équipe avec un contenu sur mesure pour transformer les manières de collaborer dans la durée. 

Réaliser le bilan d’une formation avec son client est souvent l’occasion d’explorer de nouveaux besoins qui émergent et de rentrer dans le cycle de vie d’une nouvelle formation…