La qualité du suivi d’une rencontre collaborative distingue l’animateur du facilitateur : lorsqu’il est mené avec succès, votre suivi contribue à transformer les livrables produits en résultats opérationnels et humains et concrets. Il permet aussi d’ancrer de nouvelles pratiques collaboratives. On explique comment vous y prendre dans notre livre Facilitation city, que vous pourrez vous procurer très prochainement !
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Et le suivi vous permettra aussi de mesurer l’impact de votre action, à chaud et à froid. Vous y apprendrez beaucoup, sur votre métier, la façon dont votre accompagnement est perçu, etc.
Mieux vaut donc y accorder le plus grand soin.
Dans cet article, nous partageons avec vous les quelques questions clés que nous aimons beaucoup poser aux participants et au commanditaire, à chaud et à froid, pour mesurer l’impact de notre action.
#1. MESURE DE LA SATISFACTION À CHAUD
A. Mesurez la satisfaction à chaud auprès des participants
En complément des retours exprimés au cours de la rencontre, nous vous invitons vivement à envoyer un e-mail de remerciement aux participants, incluant un lien vers un questionnaire, au plus tard 48 heures après la rencontre.
LES QUESTIONS DE CE QUESTIONNAIRE
DOIVENT IDÉALEMENT RÉPONDRE À DEUX OBJECTIFS :
→ Collecter les ressentis des participants sur la rencontre qu’ils viennent de vivre.
→ Permettre aux participants de dresser un bilan des livrables produits et de se
projeter dans le futur.
VOICI QUELQUES EXEMPLES DE QUESTIONS, QUANTITATIVES
ET QUALITATIVES, QUE VOUS POURREZ INTÉGRER À CE QUESTIONNAIRE :
→ Attribuez une note de 1 à 5 à la rencontre : 1 = j’ai perdu mon temps ; 5 = j’ai
adoré cette rencontre collaborative, tant sur le fond que sur la forme.
→ Qu’est-ce qui vous a enthousiasmé ?
→ Qu’avez-vous appris au cours de cette rencontre ? Sur vous, sur le collectif, sur le
sujet abordé au cours de la rencontre…?
→ Que vous a-t-il manqué ? Quels sujets prioritaires demandent encore à être
approfondis à vos yeux ?
→ Quelles envies cette rencontre a-t-elle fait naître chez vous ?
→ Comment souhaitez-vous vous impliquer dans la mise en œuvre des décisions
prises au cours de la rencontre ?
→ Quelles sont les ressources (restitution de livrables spécifiques, ressources
matérielles, humaines, etc.) dont vous aurez besoin dans la mise en œuvre ?
B. Mesurez la satisfaction à chaud auprès du commanditaire
Le niveau de satisfaction exprimé à chaud par les participants a vocation à être complété d’un retour plus formel du sponsor ou du commanditaire. Veillez à collecter ses retours à des niveaux humain et opérationnel ! Voici quelques exemples de questions que vous pourrez poser :
RESSENTI HUMAIN :
→ Comment avez-vous perçu le groupe ? Avez-vous noté des différences avec son
mode de fonctionnement habituel ?
→ Qu’est-ce qui vous a enthousiasmé dans cet échange ? Qu’est-ce qui vous a peut-
être surpris ?
→ Quelles pratiques collaboratives aimeriez-vous ancrer à l’avenir dans le mode de
fonctionnement de l’équipe ?
RETOURS À CHAUD SUR LES LIVRABLES :
→ Les livrables sont-ils conformes aux attentes exprimées au cours de la phase de
qualification ?
→ Sont-ils suffisamment détaillés pour pouvoir être exploités ?
→ Comment ces livrables vont-ils pouvoir être concrètement utilisés dans les jours ou
semaines à venir, et par qui ?
→ Quelles informations manquent encore pour vous permettre d’avancer
efficacement ?
#2. MESURE DE L’IMPACT À FROID
Vous évaluerez de façon exhaustive les impacts humains et opérationnels quelques semaines ou quelques mois après la rencontre. Une feuille de route établie au cours d’une séance collaborative trouvera par exemple sa valeur opérationnelle dans une exécution fluide, et les bénéfices humains se traduiront par la qualité de la coopération des participants dans la mise en œuvre. Un atelier d’idéation sera vertueux aux yeux des participants, et du commanditaire, si une ou plusieurs solutions sont au minimum testées. etc.
Le délai au terme duquel vous pourrez mesurer cet impact varie substantiellement d’une mission à une autre. Si le collectif a par exemple construit un plan d’action à 3 sur un projet opérationnel, il sera intéressant d’évaluer la façon dont ce plan d’action a été exécuté, et la manière dont les livrables ont impacté les avancées du groupe. A vous d’être juge du bon délai à observer en fonction de la mission.
Nous vous invitons à réaliser l’entretien d’évaluation à froid, avec le même interlocuteur que lors de l’entretien de qualification (cadrage de la mission). Votre rôle consistera dans un premier temps à dresser un état des lieux actuel, en évaluant le chemin parcouru par le collectif depuis la rencontre. Vous pourrez ensuite questionner le commanditaire sur des façons de l’emmener plus loin dans ses pratiques collaboratives.
Pour réaliser un échange à froid, voici quelques zones de questionnement possibles. Veillez à adopter une posture neutre au cours de cet échange : vous ne cherchez pas à convaincre votre interlocuteur, mais plutôt à lui offrir un terrain d’expression libre et authentique.
ÉTATS DES LIEUX ACTUELS :
→ Comment évaluez-vous l’atteinte des résultats attendus, énumérés au cours de
notre entretien de qualification de mission ? Quels en sont les indicateurs concrets ?
→ Qu’est-ce que le groupe a appris dans l’aventure ?
→ Qu’est-ce qui manque encore à vos yeux au groupe par rapport aux objectifs
initialement fixés ?
→ Cette expérience a-t-elle fait naître de nouvelles intentions chez les participants ou
chez vous, et si oui lesquelles ?
PROJECTION DANS LE FUTUR :
→ Quelles sont les prochaines étapes pour vous et le collectif ? À quels enjeux
prioritaires le collectif est-il aujourd’hui confronté ?
→ Qu’est-ce que le collectif doit produire pour y répondre ?
→ Si vous arrivez à répondre à ces enjeux, quels seraient les impacts visibles sur le
collectif, tant à des niveaux humain qu’opérationnel ?
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Cet article est largement inspiré de notre livre Facilitation city. Si vous apprécié cette lecture, nous vous recommandons vivement ces articles complémentaires, où nous tentons d’apporter des réponses à d’autres questions clés qui nous sont régulièrement posées :
poser les bonnes questions pour cadrer efficacement une rencontre collaborative
concevoir un atelier en partant de la page blanche
nos séquences d’inclusion (ice breakers) et de déclusion favorites
Et pour aller vraiment plus loin, nous ne pouvons que vivement vous recommander de :
Lire le livre Facilitation city, à paraître très prochainement ! Il recense notre méthodologie pour vous lancer pas à pas, et synthétise les apprentissages de nombreuses années de pratique chez YA+K !
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