Ça y est, c’est le grand jour ! Après des semaines de conception, de brainstorming pour hacker les contraintes logistiques de la salle dans laquelle vous animez, de préparation de supports de rendus hyper qualis, vous êtes fin prêts à accueillir les participants et vivre avec eux une expérience collaborative mémorable.

L’enjeu du jour est important pour le collectif que vous accompagnez, mais, manque de bol, c’est jour de grève ! Vous imaginiez débuter à 9h, et les premiers participants commencent à pointer le bout de leur nez à 8h52, en évoquant déjà avec vous l’absolue nécessité de partir 30 minutes plus tôt pour attraper le seul train maintenu…

En tant que facilitateurs, nous avons rencontré ce type de situations à maintes reprises. Et même si nous travaillons à la conception d’un déroulé détaillé en amont d’une rencontre, les aléas sont presque toujours au rendez-vous et nous invitent à nous adapter le jour J.

La souplesse, ou la capacité d’adaptation, est d’ailleurs une des plus grandes qualités du facilitateur ou de la facilitatrice. Dans son livre Tout tourne rond sur cette terre, nous sommes les seuls à l’ignorer, Marine Simon définit la souplesse comme la capacité à “remettre en question la proposition de facilitation [= le déroulé] qu’on a conçue, en fonction de ce qu’exprime le Vivant du groupe”.

Cette qualité s’acquiert avec le temps et l’expérience. Aucun article ne pourra remplacer cela. En revanche, notre intention est ici de vous aider à anticiper les différents types d’aléas possibles, avec quelques solutions d’adaptation efficaces à nos yeux. C’est parti !

 

ALÉA #1 : imprévu avec le commanditaire

Le commanditaire, qui devait introduire la séance, a un imprévu et ne peut finalement pas être présent au démarrage de la rencontre.

SOLUTION POSSIBLE
Essayer d’identifier une autre personne dans l’équipe pouvant introduire la séance,
et à défaut faites-vous le porte-parole du commanditaire, en prenant toutes les
précautions d’usage.

ALÉA #2 : problème de timing pour votre atelier

Votre atelier d’idéation dérape : les 45 minutes que vous aviez initialement prévues pour converger vers une solution se sont transformées en 15 minutes, et vous devez absolument aboutir à des prises d’engagement des participants pour la suite.

SOLUTION POSSIBLE
Allez à l’essentiel, en modifiant votre technique de priorisation. Recourez par
exemple à un vote plutôt qu’à un échange pour sélectionner. Si le temps vient à
vraiment manquer, vous pouvez même proposer une séquence de priorisation à
distance, par exemple au travers d’un sondage en ligne. Des outils comme Drag’n
Survey sont parfaitement adaptés pour cela. Il est aussi possible de responsabiliser
un petit groupe de participants volontaires en préparation de la prochaine réunion
du groupe. Vous pouvez enfin proposer au groupe de prendre 30 minutes
supplémentaires.

ALÉA #3 : timidité ou difficulté à s’exprimer

3 des 10 participants ont choisi de ne pas s’exprimer au cours des 2 premières séquences de l’atelier.

SOLUTION POSSIBLE
Allez les voir à la pause, en endossant les principes de communication non
violente pour essayer de comprendre. Au cours de l’atelier, mettez en place des
tours de parole structurés pour inciter ces participants à prendre la parole.

ALÉA #4 : réticence du groupe

Le groupe manifeste une réticence à traiter la thématique du jour.

SOLUTION POSSIBLE
Il y a un éléphant dans la pièce et il faut parler de l’éléphant. Adoptez une posture
de questionnement pour comprendre, car il est impossible de suivre le déroulé s’il y
a un blocage. J’essaye de faire exprimer par les participants les sujets prioritaires à
leurs yeux.

 

ALÉA #5 : supports abîmés ou inutilisables

Les supports que vous aviez imprimés pour l’atelier se sont abîmés sur le trajet et sont inutilisables / votre imprimeur pourtant si fiable vous a fait faux bond.

SOLUTION POSSIBLE

Écrivez les consignes sur un paperboard ou une grande feuille, pour tout le
monde. Trouvez des feuilles A4 et prenez un temps pour que les participants
dessinent les canevas eux-mêmes, à main levée.

 

ALÉA #6 : absence d’un partenaire facilitateur

Votre partenaire de facilitation a une urgence personnelle absolue et doit s’absenter en plein atelier alors que vous êtes dans deux salles différentes.

SOLUTION POSSIBLE

Avant l’atelier, même si vous êtes plusieurs facilitateurs à animer le jour J,
préparez-vous à l’éventualité d’animer seul(e). Le jour J, prévenez le groupe que
vous accompagnez que vous allez aider l’autre groupe, en ayant préalablement
responsabilisé des participants sur la prise de notes et le respect du timing.

 

ALÉA #7 : désaccord sur un sujet

Deux participants expriment de façon virulente leur désaccord sur un sujet.

SOLUTION POSSIBLE

Demandez la parole avec la main. Essayer de communiquer de façon non violente
(“je comprends la colère, peut-être la frustration, néanmoins pour que vous puissiez
être entendus et que cet échange soit mutuellement constructif, j’ai besoin que nous
restions dans un cadre calme”). Si la discussion sort du sujet du jour, proposez de
prendre un temps à la pause pour échanger. Si vous ne parvenez pas à ramener les
personnes à la raison, proposez une pause.

 

ALÉA #8 : problème de lead

Le commanditaire manifeste un besoin évident d’animer les échanges à votre place.

SOLUTION POSSIBLE

Laissez en partie faire avant de débriefer avec le commanditaire, par exemple
pendant la pause. En aucun cas devant tout le monde. A la pause: “je ne suis pas à
l’aise avec mon rôle, j’ai besoin de clarifier les rôles qu’on se donne et nos champs
d’intervention respectifs”.

 

ALÉA #9 : mauvaise compréhension du timing

Le commanditaire prend la parole pendant plus de 45 minutes, alors que 5 minutes étaient prévues pour son introduction.

SOLUTION POSSIBLE

Coupez certaines séquences, en y ayant réfléchi en amont. En amont, demandez-
vous : “si je ne devais garder qu’une seule séquence, ce serait laquelle ?”.
Communiquez sur ce dépassement avec le groupe : “il est telle heure, nous avions
prévu de finir à telle heure, mais avons pris plus de temps que prévu. Préférez-vous
rester un peu plus ou simplifier le déroulé ?”

 

ALÉA #10 : problème logistique

La salle dans laquelle vous deviez animer n’est plus disponible à votre arrivée. Vous êtes redirigé vers une nouvelle salle, avec une table inamovible au centre.

SOLUTION POSSIBLE

Créez malgré tout de petits ilôts, de 3 ou 4 personnes aux coins de la table. S’il y a
de l’espace dans la salle, déplacez les chaises à côté de la table. Vous pouvez aussi
vous asseoir sur la table pour casser les codes.

 

ALÉA #11 :  méthodes déjà expérimentées

Vous découvrez le jour J que les participants ont déjà expérimenté les méthodes proposées à de nombreuses reprises, et expriment un sentiment de lassitude.

SOLUTION POSSIBLE
Sécurisez ce point en amont, en co-design avec le client (assurez-vous que les
méthodes proposées ne sont pas répétitives pour les participants). Essayez de
trouver une variante, ou bien assumez l’utilisation des mêmes outils pour en faire
une routine. Envisagez alors de proposer à une personne l’ayant déjà vécu de le co-
animer, afin d’ancrer la pratique.

 

ALÉA #12 : absence d’un ou plusieurs participants clés

Certains participants clés, qui apportaient une diversité dans les échanges, sont absents.

SOLUTION POSSIBLE

Formulez la chose auprès du groupe avant de recueillir son avis. Dans la mesure où
certaines personnes clés sont absentes, envisagez une re-priorisation des sujets du
jour, voire une annulation si la rencontre perd sa cohérence.

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Cet article est largement inspiré de notre livre Facilitation city. Si vous apprécié cette lecture, nous vous recommandons vivement ces articles complémentaires, où nous tentons d’apporter des réponses à d’autres questions clés qui nous sont régulièrement posées :

poser les bonnes questions pour cadrer efficacement une rencontre collaborative
concevoir un atelier en partant de la page blanche
nos séquences d’inclusion (ice breakers) et de déclusion favorites

Et pour aller vraiment plus loin, nous ne pouvons que vivement vous recommander de :
Lire le livre Facilitation city, à paraître très prochainement ! Il recense notre méthodologie pour vous lancer pas à pas, et synthétise les apprentissages de nombreuses années de pratique chez YA+K !

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