12 conseils pour réussir vos ateliers à distance

“En quoi la facilitation à distance est-elle différente de la facilitation en présentiel ? Peut-on transposer n’importe quel atelier au distanciel ?   Quels sont les meilleurs outils pour faciliter un atelier à distance ?”

Les personnes que nous formons à la facilitation sont pour une majorité amenées à animer des rencontres collaboratives à distance, et se posent toutes ces questions .

Durant la crise du Covid, nous avons éprouvé et perfectionné de nombreux outils et méthodes  pour animer des ateliers à distance utiles, efficaces, et parfois mêmes ressourçants !

De cette période est né notre guide de la facilitation à distance (à retrouver dans la partie “livres et guides” de notre onglet ressources), un condensé de bonnes pratiques pour préparer, animer et assurer le suivi d’un atelier en distanciel en tant que facilitateur.

Si notre ambition était de fournir un maximum de clefs, il nous paraît important de les résumer dans un article, afin de constituer une ressource à la fois plus compacte et plus actuelle. Bonne lecture !

Zoom sur la facilitation d’ateliers à distance

Certes,   le temps des masques et du gel hydroalcoolique commence à s’éloigner… Mais nous continuons d’animer des ateliers à distance, notamment pour les collectifs répartis dans différents lieux géographiques.

Finalement, ce format d’atelier s’est démocratisé, et nous avons adapté nos pratiques en considérant les contraintes techniques et humaines que présente le format visio.

Dans la partie suivante, on vous explique comment prendre en compte ces contraintes, et décliner vos techniques, méthodes et outils d’animation (dont certains sont à découvrir dans notre onglet ressources) pour la facilitation à distance.   Nous vous y partageons également des clés de posture qui nous apparaissent importantes pour animer un atelier à distance avec succès. 

Nos conseils pour réussir vos ateliers à distance

Qualifier un atelier à distance

Pour rappel, la qualification est l’étape au cours de laquelle vous définissez le cadre de votre atelier. Au cours de cette phase, voici ce que nous vous suggérons :

Demandez-vous si l’atelier est vraiment transposable 

On préfère vous rassurer : bien souvent, la réponse est oui. En revanche, certains sujets s’y prêtent plus que d’autres. 

Prendre une décision, planifier l’action, imaginer des solutions sont des exemples d’objectifs pouvant être atteints en distanciel, dès lors que l’on utilise des modalités adaptées (on vous détaille un peu plus bas des méthodes qui conviennent bien au format visio).

Posez les bonnes questions à votre commanditaire (ou posez-vous les bonnes questions)

Lors de l’entretien de qualification, veillez à poser des questions concernant le niveau technique des participants, leur expérience en matière de temps collaboratifs à distance, le matériel à leur disposition (sont-ils équipés de webcams ?), etc.

Ces questions complètent les questions habituelles à poser lorsque vous qualifiez un atelier. Et la question : “qu’aurons-nous produit concrètement au cours de la rencontre, et que sera-t-il fait du résultat par la suite ?” reste centrale dans cette phase de cadrage ! 

Évitez tant que possible le format hybride

De manière générale, le format hybride produit des inégalités en matière d’expérience vécue et de connexion entre les participants, et la tâche du facilitateur peut vite s’avérer ardue, tant la posture d’animation d’un groupe en présentiel ou en distanciel peut différer. 

Si vous ne pouvez l’éviter, nous vous conseillons quand cela est possible de proposer l’intervention de deux facilitateurs : un facilitateur qui anime à distance exclusivement, et un facilitateur pour animer en présentiel. 

Concevoir un atelier à distance

Choisissez des méthodes d’intelligence collective adaptées au distanciel

Pour que votre atelier ait du sens en format visio,  nous vous invitons à être attentif au choix des méthodes d’intelligence collective que vous mobilisez. 

Par exemple, celles faisant appel à la métaphore visuelle (comme le pont de corde pour construire un plan d’action ou le speedboat pour s’aligner sur un projet) fonctionnent très bien à distance car elles permettent de fixer la concentration des participants. 

De la même façon, les ateliers de créativité reposant sur une matrice d’idéation se prêtent facilement à l’animation à distance. 

 Proposez des séquences courtes 

Lors de la qualification, prenez le temps d’expliquer à votre commanditaire que le niveau d’engagement des participants ne peut pas être équivalent à celui observé lors d’un atelier en présentiel. Précisez qu’à distance, on privilégie les séquences courtes.

Comme vous allez peu pouvoir mettre les participants en mouvement, prévoyez des temps courts mais efficaces. Vous serez assuré qu’ils sont pleinement attentifs.

Proposez l’utilisation d’outils adaptés au niveau technique du groupe

En matière d’outils, efficacité rime bien souvent avec  simplicité :  au cours d’un atelier facilité à distance, tout nouvel outil proposé peut demander un temps d’appropriation important, et surtout une grosse débauche d’énergie pour les participants. 

C’est la raison pour laquelle on vous conseille d’avoir une approche économe des outils utilisés, en particulier pour un groupe peu habitué à l’utilisation de boards klaxoons, sondages Wooclap et autres outils utilisés à distance, qui demandent chacun un temps de prise en main conséquent. 

Si le logiciel de visioconférence utilisé fait office de paperboard digitalisé (c’est le cas sur Teams par exemple), permet de diffuser de la musique, de faire des sondages, alors il sera probablement suffisant pour animer la marjorité de vos ateliers à distance !

Dans tous les cas, lorsque vous faites le choix d’utiliser un outil nouveau pour le groupe, prévoyez dans votre agenda un temps de prise en main, et anticipez dès à présent qu’il sera plus long que prévu !

Statuez sur le format du livrable

La facilitation à distance présente un gros avantage : le produit du travail des participants existe déjà au format digital. Pour savoir comment le présenter exactement, questionnez votre commanditaire sur sa finalité : par qui sera-t-il utilisé, et à quelle(s) fin(s) ?

Cela vous permettra de savoir quelle forme lui donner pour qu’il soit facilement utilisable au terme de l’atelier, de concevoir l’atelier en anticipant la production du livrable, et donc de minimiser le temps dédié à la restitution à la suite de l’atelier.

Prévoyez des temps de travail en sous-salles

Les logiciels de visio ont effectué de belles avancées qui vous rendront la tâche plus aisée dans l’animation d’ateliers à distance. Ils vous permettent en particulier de répartir les participants dans différentes salles virtuelles, et de les rassembler en un clic.

En imaginant le déroulé, pensez à proposer des temps de travail en sous-groupes au cours de certaines séquences, de manière à engager les participants dans la production des livrables et à leur apporter un plus grand niveau d’autonomie. 

Soignez la communication en amont de l’atelier

En concevant l’atelier, veillez à prévoir une communication claire comportant les informations importantes à connaître pour vivre l’expérience dans de bonnes conditions. Quels outils utiliser, comment s’y connecter, qui contacter en cas de problème le jour J…

L’important, c’est d’être précis et d’envisager un maximum d’éventualités ! Vous trouverez des exemples d’invitations dans notre guide de la facilitation à distance.

Animer un atelier à distance

Le jour J, vous devrez faire attention à ce que le format visio inclue tous les participants, en laissant à chacun la place de s’exprimer et de s’engager dans la production des livrables. Pour cela, voilà ce que nous vous conseillons :

Assurez-vous d’inclure tous les participants

En tant que facilitateur, vous devez faire en sorte que tous les participants se sentent inclus. À distance, un risque pourrait être d’oublier d’impliquer des participants s’exprimant moins facilement. 

Quand nous facilitons à distance, nous utilisons souvent une feuille sur laquelle nous traçons un cercle avec les prénoms des différents participants. Le but ? N’oublier personne lors des tours de parole et permettre ainsi une forme d’équivalence. 

Animez l’atelier à deux au minimum

Qui dit facilitation à distance, dit potentielles difficultés techniques, temps dédiés à la répartition dans les sous-salles, etc. Le problème, c’est que le rôle de facilitateur demande une posture d’écoute active quasi permanente, incompatible avec une multiplication des rôles joués au cours de l’atelier. 

Même auprès d’un petit groupe, nous vous recommandons vivement à former un binôme de facilitation, avec un facilitateur en charge de la facilitation des échanges et présent auprès du groupe, et un facilitateur technique, qui s’occupera des répartitions en sous-salles,  gérera le tchat, permettra de jongler efficacement entre les différents outils utilisés, etc. 

Faites preuve d’adaptabilité

Pas besoin de savoir faire le grand écart pour animer un atelier à distance. En revanche, soyez souple en ce qui concerne le déroulé de l’atelier : une prise en main d’outil, les moments de répartition en sous-salles, de rassemblement… 

Tout prendra souvent plus de temps que ce que vous aviez imaginé ! Même si c’est aussi vrai en présentiel, cela l’est sans doute encore plus à distance : privilégiez un ordre du jour allégé à un agenda surchargé ! 

Et même lorsque vous pensez avoir allégé votre déroulé au maximum, vous pourrez toujours vous poser cette question simple : “Et si je devais ne conserver qu’une seule séquence dans mon déroulé, laquelle serait-ce ?”. Vous serez ainsi prêt à vous adapter à de nombreux imprévus. 

Vous détenez maintenant plusieurs clefs pour que vos ateliers en visio soient un succès.  Et si vous souhaitez faire appel à un facilitateur externe pour les animer, n’hésitez pas à contacter Florent, cofondateur de YA+K, pour en discuter !