“Quelle méthode d’intelligence collective souhaites-tu utiliser ?”
“Et si on utilisait cette modalité d’animation originale ?”
“Aurais-tu un canevas sous la main pour faciliter la production de ce livrable ?
Ces questions nous sont régulièrement posées lorsque nous accompagnons des facilitateur.rice.s novices dans leurs premières conceptions d’ateliers. Elles y ont toutes leur place, mais elles arrivent souvent beaucoup trop tôt !
Le processus de conception est source de nombreuses appréhensions. Parmi les personnes que nous avons formées à la facilitation, nous avons notamment entendu :
“Je subis le syndrome de la page blanche, et me lancer est très difficile pour moi”
“Il existe tellement de méthodes d’intelligence collective que j’ai du mal à choisir LA méthode la plus pertinente pour mon atelier”.
“Je me sens un peu seul.e dans cette phase de conception”.
“Après avoir finalisé mon atelier, je ne peux m’empêcher d’essayer de le perfectionner, je continue de chercher des méthodes qui pourraient être plus pertinentes”.
Dans cet article, nous vous partageons nos bonnes pratiques et notre méthode pas à pas pour concevoir vos prochains ateliers efficacement et en toute sérénité. Ce contenu fait partie de la méthode d’apprentissage que nous proposons dans le cadre de notre formation à la facilitation. N’hésitez pas à y jeter un coup d’oeil !
#1. Partez du livrable final attendu
Munissez-vous en premier lieu du cahier des charges de votre atelier : ce sont les informations collectées au cours de l’étape précédente de qualification.
En particulier, reportez-vous aux réponses apportées à la question “quel livrable doit être produit en sortie d’atelier, et pour en faire quoi ?’. Elle vous permettra de construire votre rétroplanning d’atelier, en partant du livrable attendu.
Si vous vous questionnez encore sur la phase de qualification, cet article dédié aux questions à (se) poser devrait vous intéresser.
#2. Définissez les livrables intermédiaires
Une fois le livrable final attendu identifié, prenez un temps pour clarifier les livrables intermédiaires nécessaires au groupe pour cheminer vers le livrable final.
Par exemple, pour un atelier d’idéation dont vous souhaitez ressortir avec trois concepts approfondis, il vous faudra :
ÉTAPE 1 → Aboutir à une problématique claire et validée par les
participants.
ÉTAPE 2 → Produire un ensemble d’idées organisées.
ÉTAPE 3 → Faciliter la sélection de trois concepts au moyen d’un système
de vote non biaisé.
ÉTAPE 4 → Aboutir à une version approfondie des idées, avec les idées
claires sur les prochaines étapes (livrable final).
Vous le voyez, on ne parle pas encore ici de méthode pour y parvenir, mais bien de livrables. Même la forme de ces livrables reste à préciser. Une chose est certaine : en raisonnant livrable plutôt que méthode, vous êtes déjà en train de construire un fil rouge pertinent.
#3. Suivez un processus de créativité méthodique
Une fois ce premier cadre posé (livrable final + livrable intermédiaire), vous pouvez commencer à vous pencher sur les méthodes, techniques et outils de facilitation à employer le jour J.
De nombreuses sources sont accessibles en ligne, en voici un échantillon auquel nous recourons couramment :
- le canevas conception : l’outils pour vous accompagner pas à pas dans le design de votre atelier
- les ressources YA+K : un condensé des méthodes que nous utilisons quotidiennement.
- www.sessionlab.com/library : le site session lab propose sans doute la bibliothèque open source la plus riche à ce jour avec plus de 800 méthodes et techniques de facilitation en accès libre, et un outil de recherche performant. Disponible en anglais uniquement.
- www.presencing.org/resource/tools : sur le site du Presencing Insitute, on peut retrouver toutes les méthodes et outils de la Théorie U, une méthodologie d’accompagnement du changement, centrée sur l’humain. Certaines fiches sont traduites en français.
- Centre des pratiques de la coopération : un guide complet proposant des méthodes d’ateliers créatifs .
- liberatingstructures.fr : une bibliothèque de 30 outils et méthodes pour développer la créativité et l’innovation avec des groupes de toute taille (disponible aussi sous forme d’application mobile téléchargeable sur l’app store et Google Play).
Ces ressources à portée de clic, vous pouvez vous lancer sur le processus de conception.
Et il n’existe pas une recette unique pour y parvenir. Nous vous partageons simplement notre recette maison, ayant fait l’objet de nombreux tâtonnements et itérations. Elle se résume en quelques étapes clés :
ÉTAPE 1 → Nous clarifions le livrable final, puis les livrables intermédiaires.
ÉTAPE 2 → Nous mettons plusieurs cerveaux à contribution autour du
sujet, en utilisant la méthode de l’accélérateur de projets.
Dans cette méthode, dérivée du CODEV, le facilitateur leader
amène le sujet, présente les livrables à produire, répond à des
questions de clarification (enjeux, nombre de personnes,
temporalité, expérience des pratiques collaboratives, etc.),
puis accueille les propositions de ses pairs.
Méthodes, modalités d’animation, outils, tout est bon à prendre !
Cette séquence nous permet d’effectuer un premier tri dans un
champ des possibles vaste.
ÉTAPE 3 → Nous créons une première version de déroulé non détaillée :
une liste de méthodes, quelques idées de modalités d’animation
et d’outils à utiliser pour faciliter la production de chaque livrable.
Puis nous laissons reposer le tout !
ÉTAPE 4 → Le lendemain ou quelques jours plus tard, nous affinons cette
première version. C’est à ce moment-là que nous validerons les méthodes,
techniques et outils que nous emploierons.
Plus spécifiquement, nous entrons ici dans le détail des modalités
d’animation de la rencontre, au moyen notamment des bottes secrètes YA+K.
Elles nous permettent notamment de nous assurer de mobiliser la tête,
le cœur et le corps des participants, de varier les modalités de collaboration,
d’utiliser le mouvement dans l’espace, etc.
En bref, de penser à ces petits détails qui font toute la différence le jour J !
Nous ressortons de cette seconde itération avec une version de déroulé aboutie.
ÉTAPE 5 → Nous présentons ce déroulé au commanditaire. Cet échange
peut également se tenir entre les étapes B et C : nous le préconisons dans le cas
d’un commanditaire curieux de la vision globale uniquement.
ÉTAPE 6 → Nous finalisons le déroulé, et nous lançons dans la préparation
du jour J :).
#4. Intégrez les aléas dans l’exercice de conception
Rares sont pour nous les ateliers qui se déroulent à la virgule près tel que nous l’avions imaginé. Au contraire, vous serez très certainement amenés à vous adapter le jour J : à un retard à l’allumage, au besoin exprimé par les participants de s’arrêter plus longuement sur un sujet, à l’identification d’une problématique non évoquée au cours de la phase de qualification…
Votre capacité à vous adapter le jour J est directement liée à ce que vous aurez anticipé en conception. Voici quelques principes que nous vous recommandons de suivre pour y parvenir :
PRINCIPE 1 → Identifiez les séquences centrales dans votre atelier,
en vous posant notamment la question “et si nous ne pouvions garder qu’un seul
temps, lequel serait-il ?”
PRINCIPE 2 → Prévoyez toujours plus de temps que ce que vous avez
en tête pour chaque séquence.
PRINCIPE 3 → Prévoyez de longues pauses. 30 minutes l’après-midi ne sont
notamment pas de trop ! Si vous doutez encore de cet aspect, essayez de vous
replonger dans un atelier que vous avez vécu en tant que participant, et en
particulier la façon dont vous avez vécu les retours de pause…
Formez-vous à la facilitation
Nous avons construit un parcours d'apprentissage qui a permis à plus de 1000 participants de développer leur posture de facilitateur ou facilitatrice, en présentiel comme à distance. La formation rassemble des indépendants, consultants, formateurs, managers et chefs de projets qui souhaitent développer leurs talents d'animation de rencontres collectives.
