L’ATELIER OUVERT

ANIMATION PAS À PAS

En amont de la rencontre, définissez le thème ou la question qui va rassembler les membres du groupe. Plus cette question correspondra à une préoccupation ou un besoin clé remonté par les membres du groupe, plus elle sera efficace !
Par exemple :

• Pour une communauté de travailleurs indépendants : “Comment trouver de nouveaux clients quand on est indépendant ?”
• Pour un club de responsables des ressources humaines : “Comment booster l’attractivité de ses offres d’emplois ?”

Mettez également en place un pad ou autre outil d’écriture collaborative pour capitaliser ensemble les idées et pratiques partagées par les participants.

ÉTAPE 1 – Introduction – 2 min

Présentez le thème ou la question de l’atelier ouvert aux participants : “L’objectif de cette rencontre est de partager nos pratiques et expériences sur le thème […] / autour de la question [….] pour produire une ressource/un guide de bonnes pratiques qui soit utile à toutes et tous, et même à ceux qui ne sont pas présents aujourd’hui”.
Expliquez comment vous allez procéder : “Lorsque vous partagerez une information, une idée ou un retour d’expérience en lien avec notre thème, nous la reformulerons sous la forme d’une question et d’une réponse courte. A la fin de la rencontre, nous classerons les questions par grands thèmes qui constitueront une “Foire Aux Questions” qui pourra éventuellement être complétée lors d’une prochaine rencontre.”

ÉTAPE 2 – Partage des pratiques et reformulation sous forme de question + réponse – 45 min à 1h

Invitez un premier participant à partager une information, une idée, une ressource ou un retour d’expérience en lien avec le thème. Dès qu’il a fini, posez la question : “A quelle question cela répond ?” pour aider le groupe à reformuler sa contribution sous la forme d’une question en une phrase et d’une réponse courte + éventuellement un lien vers une ressource pour aller plus loin). Puis un autre participant peut s’exprimer et on continue ainsi pour ajouter de nouvelles questions/réponses sur des retours d’expériences ou des idées.

Exemple :
Si le thème de votre atelier est “la gestion du temps” :
Un des participants propose une idée ou présente son expérience : “Je place les choses importantes à faire comme un rendez-vous dans mon calendrier pour ne pas qu’elles soient oubliées face aux urgences”
Le facilitateur pose alors la question : “A quelle question cela répond ?”
Le groupe propose : “Comment arriver à faire les choses importantes face aux urgences ?”
On note alors sur le pad ou sur l’outil de prise de notes :
Comment arriver à faire les choses importantes face aux urgences ?
Mettre les tâches importantes dans son agenda plutôt que dans sa liste de tâches permet de ne pas les oublier face aux urgences car même si une urgence arrive au moment prévu pour travailler sur la tâche importante, on peut décaler le rendez-vous : https://youtu.be/4TqK9qYjnnw

ÉTAPE 3 – Classement des questions par grandes catégories – 10 min

A la fin de la rencontre, classez les questions par grand thèmes qui constitueront une “Foire Aux Questions” (FAQ) en version 1 (qui pourra être complétée lors d’éventuels autres ateliers ouverts).

Dans l’exemple cité ci-dessus, cela pourrait donner (mais cela dépend de la liste des questions à laquelle on arrive) :

• Comment arriver à tout faire ?
• Comment commencer une tâche ?
• Comment ne pas être dérangé tout le temps ?

etc.

Remarques :
Une question peut être isolée des autres. On a alors un grand thème avec une seule question… pour l’instant.
Gardez les questions sans réponse car ainsi les membres s’en rappelleront s’ils croisent une prochaine fois une personne qui leur parle d’une réponse à cette question…)

ÉTAPE 4 – Création de la ressource – 5 min

Une fois la rencontre terminée, recopiez le pad pour en faire une ressource en générant un sommaire avec les grands thèmes que vous avez identifiés.
Une astuce : si vous copiez-collez la FAQ dans un traitement de texte classique, mettez les grands thèmes en titres de niveau 1 et les questions en titre de niveau 2. Ainsi vous n’aurez plus qu’à générer un sommaire automatique pour que les lecteurs puissent trouver très rapidement la ou les questions qui les intéressent.

Si on organise une prochaine séance sur le même thème ou même des séances régulières (par exemple mensuelles), alors la ressource produira à chaque fois une version améliorée.

Remarque :
Le cas échéant, ajoutez une licence libre pour permettre de partager facilement cette ressource (à condition de vous citer), cela augmentera la légitimité de la communauté ou du réseau à l’extérieur et permettra éventuellement d’obtenir d’autres contributions. La mention à ajouter “cc-by-sa 4.0 nom de la communauté ou du réseau et lien vers la ressource”