Facilitation : 7 Questions clés à poser pour cadrer un nouveau projet

Si vous facilitez prochainement une rencontre collaborative, vous êtes au bon endroit ! Le succès à venir des ateliers que vous animerez repose sur votre capacité à questionner efficacement votre commanditaire. Pour donner du sens à la rencontre et en faciliter les différents temps avec intention. Pour dépasser votre rôle d’animateur le jour J aussi, et aider le groupe à s’inscrire dans une démarche collaborative sur le long court. 

Nous vous partageons ici des questions que nous posons régulièrement à nos partenaires au cours des premiers échanges. Sans constituer une liste exhaustive, elles permettent chacune de déclencher des échanges intéressants.

—————————————————————————–

#1 – Pouvez-vous me parler du contexte dans lequel nous nous rencontrons aujourd’hui ? Parlez-moi de votre entreprise, de votre équipe, de ses membres, et de la raison pour laquelle nous nous rencontrons aujourd’hui.

👉 Vous le voyez, cette question est large. Et c’est volontaire ! Vous êtes au début de l’entretien, et votre premier objectif est de faire parler votre interlocuteur. Pour rentrer dans son monde, commencer à comprendre son quotidien. Établir un premier lien avec lui, aussi. 

Nous vous invitons à parler peu, et à écouter activement. Le temps où vous évoquerez votre rôle de facilitateur viendra, mais pour l’heure, il s’agit surtout de plonger dans le besoin de votre interlocuteur.

#2 – Que souhaitez-vous produire collectivement, et pour en faire quoi ?

👉 Cette double question est fondamentale, pour plusieurs raisons : 

• elle vous permettra de clarifier les livrables à produire ; 
• vous serez en mesure de définir une forme de livrable adaptée aux suites données à la rencontre ; 
• vous comprendrez bien mieux le sens de la mission accompagnée, et le rôle que vous allez y jouer. 

Un écueil consisterait à s’arrêter à la première partie de cette question. Et vous voyez certainement le risque apparaître : vous vous arrêtez à la rencontre, avec une vision partielle du sens qui lui sera donné. A l’inverse, en questionnant l’après, vous projetez le commanditaire dans une démarche porteuse de sens, et vous serez vous-même plus à même d’incarner l’importance de la mission auprès des participants le jour J. 

#3 – Projetons-nous quelques semaines ou mois après la rencontre. Cette dernière a répondu à vos attentes, et les a peut-être dépassées. Quels résultats avez-vous collectivement produits, et comment se manifestent-ils concrètement ? Quel est l’impact sur le collectif ? 

👉 Une question centrale pour définir l’impact attendu à l’issue de la rencontre. Emmenez ici votre commanditaire dans des résultats de type opérationnel et humain. Si il ou elle vous parle de résultats opérationnels en premier lieu (“nous aurons délivré l’intégralité de notre feuille de route dans les délais”), creusez auprès de lui les impacts humains attendus ou cachés (“l’équipe s’est sentie engagée et a travaillé ensemble tout au long de l’année”). 

Si vous vous sentez en confiance avec votre commanditaire, vous pouvez ici lui proposer un exercice rapide de visualisation pour aborder cette question.

#4 – À l’inverse, quelles sont toutes les raisons qui pourraient faire échouer le projet ?

👉 Une manière simple et efficace d’identifier les risques que le projet capote…

#5 – comment les décisions seront-elles prises à l’issue de la rencontre ?

👉 Vous définirez ici le mode de prise de décision privilégié par le commanditaire. Et il y a deux possibilités :

collaboratif : les décisions sont prises par les participants eux-mêmes. Le commanditaire délègue la décision
participatif : les décisions sont prises par le commanditaire, qui sollicite l’intelligence collective du groupe pour résoudre un problème complexe.

Dans les deux cas, il est essentiel pour vous de clarifier ce mode de prise de décision, et qu’il soit aussi limpide pour les participants.

#6 – Si on ne fait rien, que se passe-t-il ?

👉 Vous évaluerez la criticité de votre accompagnement grâce à cette question… et peut parfois vous aider à identifier des informations cachées.

Il y a quelques temps, nous posions cette question à une cliente nous sollicitant pour l’aider à construire une feuille de route stratégique avec son équipe. Voici sa réponse : “oh nous délivrerons la feuille de route quoi qu’il arrive, mais mes N+1 et moi allons vivre des nuits beaucoup plus courtes”.

Le simple fait de poser cette question nous a permis in fine de préciser la problématique : “Comment construire une feuille de route dont chacun se sente co-responsable ?”.

#7 – Qui sera impacté par le projet ?

👉 Clarifiez comment le projet s’inscrit dans l’organisation, et les parties prenantes à impliquer tout au long du projet.

—————————————————————————–

Vous remarquez peut-être des similitudes dans ces questions. Elles sont toutes formulées de façon ouverte, on ne peut y répondre par oui ou non. Elles plongent également votre interlocuteur dans un état de réflexion, et l’invitent à se livrer progressivement. 

Ceci est bien sûr un échantillon des questions que nous posons pour cadrer un projet de facilitation. Vous trouverez une liste plus fournie dans notre canevas de qualification, directement accessible ici. 

Et si vous accompagnez régulièrement des groupes, et souhaitez développer ces compétences de questionnement, et tout un ensemble de soft skills qui accompagnent le facilitateur au quotidien – posture basse, écoute, reformulation, pédagogie, techniques collaboratives, etc. on a pile poil la formation qu’il faut pour vous !  Pour la découvrir, c’est par ici.