Mettez de l’intelligence collective dans vos réunions !

35% !

C’est la proportion de cadres admettant s’être déjà endormis au cours d’une réunion de travail. Peut-être vous reconnaissez-vous dans cette statistique ? De façon plus probable, vous faites partie des 9 personnes sur 10 s’étant déjà senties inutiles en réunion, selon une enquête réalisée par l’institut IFOP. 

Dans un Ted lumineux, David JP Phillips apportait quelques principes de design pour “éviter la mort par Powerpoint”. Dans cet article, nous essaierons de vous amener quelques clés pour éviter l’assoupissement en réunion 😉.

Elles sont tirées de notre pratique de la facilitation, mais nul besoin d’être facilitateur de métier pour les mettre en œuvre ! Les principes simples décrits ici sont accessibles à toutes celles et ceux qui souhaitent gagner en efficacité, en engagement et en plaisir dans leurs réunions.

#1. Un objectif clair pour chaque réunion

Nous nous posons une question centrale en préambule de tout projet de facilitation. Elle est aussi valable à nos yeux pour toute réunion :

“Quels livrables seront produits au cours de la réunion, et pour en faire quoi ?”. 

Nous attirons en particulier votre attention sur la seconde partie de la question. En y répondant, vous apporterez davantage de perspectives aux participants, qui auront clairement en tête ce pour quoi ils sont présents. 

Par exemple, si l’objectif est de mobiliser autour d’un  projet : l’information est partagée, chaque participant a pu réagir et exprimer ses motivations et éventuels freins, et est au clair sur ce qu’il doit faire.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les bonnes questions à se poser sur les temps collaboratifs, cet article est fait pour vous.

#2. À chaque réunion son temps d’inclusion

Projetez-vous dans une journée où vous enchaînez les réunions aux multiples enjeux. Imaginer des solutions, planifier l’action, prendre une décision importante : chaque configuration appelle une intention et une posture différentes. 

C’est l’objectif des temps d’inclusion en début de réunion : permettre à chacun d’adopter l’état d’esprit adapté à l’enjeu. 

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’animer une séquence complexe, mais simplement d’offrir un temps d’échange en posant une question ouverte à l’ensemble des participants. Voici deux exemples :

→ Si vous devez imaginer des solutions à une problématique : “quelle inspiration en
lien avec le sujet aimeriez-vous partager au groupe ?”. vous connecterez ainsi les
participants à leurs expériences passées pour imaginer des solutions nouvelles.
Vous pouvez tout à fait demander aux participants de réfléchir à cette question en
amont de la réunion ;

→  Si vous souhaitez prendre une décision importante : “qu’est-ce qui est important
pour vous dans la décision que nous nous apprêtons à prendre ensemble ?”.
Vous établissez déjà un premier cahier des charges, sur lequel vous pourrez revenir
plus tard.

Ce temps offre simplement un petit sas de décompression et de connexion au sujet.

#3. Offrez des temps de réflexion individuelle

préalables aux échanges

 Le temps de réflexion individuel est un principe fondamental à suivre si vous souhaitez vraiment bénéficier de l’intelligence collective du groupe. Il permet en particulier d’éviter l’apparition des biais d’autorité et de conformisme : sans temps de réflexion individuelle préalable, la première personne à prendre la parole oriente la discussion. 

Les temps individuels offrent par ailleurs un espace d’expression confortable pour les introvertis. 

1 minute peut être suffisante, mais pensez à le proposer avant d’exprimer un ressenti, de proposer une réponse à une problématique, d’exprimer un point de vue sur une décision importante à prendre, etc.

#4. Offrez un temps de parole à chaque participant

À distance comme en présentiel, certains participants seront plus enclins à s’exprimer. Parfois au risque de laisser d’autres personnes sur la touche. 

Le cercle de parole apporte une solution à ce risque : chacun y est invité à prendre la parole, à tour de rôle. Une règle fondamentale à respecter : parler avec l’intention de bonifier ce qui a déjà été partagé et/ou d’ajouter un nouvel élément. C’est en respectant ce principe que vous permettrez à chaque point de vue d’être exprimé, tout en recherchant l’efficacité collective.

#5. Décomposez votre réunion en plusieurs temps spécifiques

Dans toute rencontre collaborative, vous retrouverez trois types de temps : des temps de divergence, des temps d’émergence et des temps de convergence. 

LES TEMPS DE DIVERGENCE → permettent d’exprimer librement des points de vue,
d’imaginer des solutions multiples à une problématique, de regarder une prise de
décision sous de nombreux angles 

AU COURS DES TEMPS D’ÉMERGENCE → les participants prennent du recul et
organisent ce qui a été produit au cours du temps de divergence. 

LA CONVERGENCE → est elle dédiée à la prise de décision et à l’organisation de
l’action. 

Il en va de même pour une réunion d’équipe où un livrable doit être produit. En communiquant en entrée de réunion sur ces temps, vous apporterez du sens et de la structure aux participants.

#6. Transmission d’information et posture descendante ne font

pas toujours bon ménage

Vous êtes bien sûr amenés à partager de l’information au cours des réunions, c’est bien normal ! Maintenant, qu’y a-t-il de plus important pour vous : Que cette information soit partagée ? Ou qu’elle soit intégrée et utile aux participants ? 

Si c’est plutôt l’option 2 pour vous, oubliez les prises de parole de plus de 10 ou 15 minutes : c’est le temps d’attention moyen de notre cerveau… 

Surtout, prévoyez un temps pour faire réagir les participants sur ce qu’ils ont entendu, au moyen de questions simples et fondamentales : que saviez-vous déjà ? Qu’est-ce qui est nouveau pour vous ? Qu’est-ce qui vous questionne ? Qu’est-ce qui vous enthousiasme ? Quels risques y voyez-vous ? Qu’est-ce qui vous motive ? Comment souhaitez-vous vous impliquer ? etc. 

Ces questions ont pour seul objectif de faciliter la prise de recul et l’appropriation de l’information par les participants.  Pour vous y aider, nous vous invitons vivement à vous reporter à la technique de l’écriture guidée, que vous trouverez dans ce recueil de techniques.

#7. Privilégiez des petits groupes de travail sur les temps

de production

Le risque d’inactivité dans une réunion augmente avec la taille du groupe. Au-delà de 5 ou 6 personnes, produire en groupe devient un vrai challenge, qui peut justifier l’intervention d’un facilitateur… ou de répartir les participants en petits groupes. 

En utilisant les fonctionnalités de sous-salles de votre visio préférée, ou l’espace d’une salle pour créer des sous-groupes, vous rendez la collaboration plus aisée, et responsabilisez les participants dans la production du livrable attendu en cours de réunion. 

Veillez simplement à prévoir un temps de partage des réflexion en sous-groupe. Testez, promis, ça marche ! 

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Vous tenez quelques pistes – non exhaustives – pour tirer partie de l’intelligence du groupe en réunion.  Nous vous préconisons de les tester progressivement, en particulier celles qui sont nouvelles pour vous,  et de les répéter dans le temps : votre constance permettra au groupe d’ancrer ces pratiques,  et de les diffuser à son tour dans d’autres groupes.