Vous vous lancez dans une démarche de concertation. Après s’être posé les bonnes questions de cadrage et avoir bâti les grandes étapes de celle-ci, vous avez un besoin de communiquer afin de mobiliser une diversité de parties prenantes.
Comment parler de votre concertation, de son intention, d’inviter des participants et participantes à vos ateliers ? Comment s’adresser à vos équipes en interne, à une élue, un citoyen, à des associations ?
Dans cet article, vous découvrirez des pistes de communication et check-list non exhaustive pour faire vivre votre concertation auprès de votre public.
- 1 SE POSER LES BONNES QUESTIONS POUR CONSTRUIRE UN PLAN COMMUNICATION
- 2 CRÉER UN UNIVERS GRAPHIQUE POUR UNE DÉMARCHE DE CONCERTATION
- 3 IDENTIFIER LES PARTIES PRENANTES ET LES CANAUX DE COMMUNICATION
- 4 LES DIFFÉRENTES PHASES DE COMMUNICATION
- 5 GUIDE POUR CONSTRUIRE SON PLAN DE COMMUNICATION EN LIBRE ACCÈS
- 6 Retrouvez notre outil en libre accès qui peut vous inspirer dans la création de votre plan de communication pour votre démarche de concertation. Bonne appropriation !
- 7 Vous souhaitez être accompagné dans votre propre démarche ?
- 8 Inscription Newsletter
SE POSER LES BONNES QUESTIONS POUR CONSTRUIRE UN PLAN COMMUNICATION
Avant de se lancer dans de la communication, nous vous invitons à vous poser quelques questions :
- Quelle est l’intention de la démarche de concertation ? Quels mots choisiriez-vous pour en parler ? Quelle est sa raison d’être ?
- Quels sont les objectifs de cette démarche ?
- Quels seront son productions collectives qui seront produites ?
- Quel est le cadre de cette concertation ?
- Quels sont les objectifs du plan de communication pour le lancement de votre concertation ?
exemple ONF :
Nous accompagnons l’Office National des Forêts sur 2024/2025 dans une démarche de concertation. Le projet étant de mobiliser élus, associations, usagers des forêts et l’ONF dans la co-écriture de la charte de gestion de deux forêts en Ile de France.
Voici par exemple les objectifs de leur plan de communication :
- Structurer et optimiser la manière dont les parties prenantes sont informées, mobilisées, et impliquées tout au long du processus.
- Mobiliser et encourager la participation des parties prenantes concernées
- Renforcer la légitimité de la démarche par la communication.
- Valoriser les résultats et les suites de la concertation
CRÉER UN UNIVERS GRAPHIQUE POUR UNE DÉMARCHE DE CONCERTATION
Si ce n’est pas déjà le cas, vous avez besoin de créer une charte graphique propre à votre démarche pour que les participants s’identifient à votre projet et puissent suivre celui-ci.
Pour cela, vous pouvez faire appel à un ou une graphiste.
ou en créer une sur Caneva, simplement en respectant quelques règles d’or en graphisme.
exemple ONF :
Pour notre client, nous avons conçu une charte, reprenant les règles de celle de l’ONF, pour créer une identité visuelle à la concertation et qu’elle soit identifiable. L’idée était de faire ressortir la forêt, la conversation et la biodiversité . L’objectif était également que cette charte soit facilement appropriable sur des fichiers partagés par des personnes non graphistes
IDENTIFIER LES PARTIES PRENANTES ET LES CANAUX DE COMMUNICATION
Qui souhaitez-vous embarquer dans votre démarche de concertation ?
Vous pouvez créer un document avec les personnes à contacter :
- les membres de votre équipe en interne
- les élus et élues des communes concernées
- les associations sur le territoire concerné
- les commerçants du quartier ou entreprises ancrées sur le territoire
- les habitants et habitantes
- les écoles sur le territoire
En fonction des personnes à inviter à la participation, les canaux de communication sont à privilégier :
Pour les équipes internes
- mail d’invitation
- sms
- appel
- réunion de présentation
- support capitalisant toutes les informations importantes (site internet de la démarche, Notion, PPT,…)
Pour les élus et élues
- mail d’invitation
- échange téléphonique
- réunion
- support capitalisant toutes les informations importantes (site internet de la démarche, Notion, PPT,…)
Pour les associations, les entreprises ou les commerces
- mail d’invitation
- appel téléphonique d’invitation
- réunion de présentation
- support capitalisant toutes les informations (site internet de la démarche, Notion, PPT,…)
- aller les rencontrer sur place
Pour les habitants et habitantes
- Affiches dans l’espace public (entrées des parcs, affichages dans les emplacements dans la rue, bibliothèques, écoles, commerçants, clubs sportifs et culturels …)
- Brochure dans les boîtes aux lettres ou distribué (sur la concertation et bonnes pratiques en forêt)
- Article dans le journal local
- Publication sur les réseaux sociaux des communes
- Article sur le site des communes / de l’agglo
- Publication dans une Newsletter de l’agglo / des communes
- Parution sur des média locaux (TV / Radio / influenceurs locaux)
- Stand sur le marché ou lors des événements dans les communes
- Caravane ambulante sur l’espace public
- Happening / manifestation artistique dans l’espace public
exemple ONF :
Voici ci-dessous des exemples de productions : une affiche et un espace d’information interactif (sur Notion) pour y retrouver les dates des ateliers, les comptes rendus et de voir l’avancée de la démarche.
LES DIFFÉRENTES PHASES DE COMMUNICATION
À quel moment communiquer ?
Nous aurions tendance à penser qu’au lancement de la concertation qui est une phase cruciale pour que celle-ci prenne vie. Il existe toutefois d’autres phases à ne pas négliger :
PHASE 1 : information, sensibilisation et mobilisation des parties prenantes
Les objectifs de cette première phase sont de sensibiliser et informer largement sur l’existence et les enjeux de la démarche de concertation ainsi qu’encourager la participation des parties prenantes à la concertation.
Les indispensables pour cette phases :
- Contenu éditorial : Contenu écrit expliquant la démarche, les étapes et les livrables et qui pourra être utilisé dans de nombreux supports
- Supports visuels : Ensemble de visuels expliquant la démarche et les étapes clés de celle-ci
- Courriers/emails : Rédaction d’un courrier d’invitation aux parties prenantes
- Un document power point : Explicatif de la démarche en interne
- Une page internet dédiée : Page dédiée au projet avec toutes les informations nécessaires (objectifs, calendrier, moyens de participation).
PHASE 2 : mobilisation et animation
Une fois l’information de l’existence du projet est ancrée et que les premiers ateliers approchent, les objectifs (au moins 1 ou 2 mois à l’avance) de cette phase sont d’encourager la participation des parties prenantes à la concertation et de rendre accessible l’information tout au long de la démarche.
Question à se poser en amont :
Laissez-vous la participation aux ateliers suivants ouverts ou bien dès le premier atelier vous prenez la décision de constituer un groupe de travail qui restera le même sur tous les ateliers ?
Si vous choisissez de laisser la participation ouverte à chaque atelier : vous pouvez continuer la communication au fil des ateliers
Si vous choisissez de constituer un unique groupe de travail : vous pouvez simplement laisser en libre accès votre document de partage au grand public (Notion, page internet, …) avec les comptes rendus.
Les indispensables pour cette phase :
- Une page internet dédiée : Actualisation de la page dédiée au projet avec toutes les informations produites au cours de la démarche.
- Newsletters : Rédaction d’une newsletter avec les actualités de la concertation.
- Ateliers participatifs : Visuels/ Scénarisation qui seront utilisés lors des rencontres avec les parties prenantes.
- Un document powerpoint : Actualisation du document expliquant la démarche en interne
PHASE 3 : restitution et évaluation de la démarche
À la fin de la démarche, il est important de partager les résultats de la concertation avec tous les acteurs, pour garantir la transparence du processus, valoriser les contributions et annoncer les prochaines étapes.
Les indispensables pour cette phase :
- Une page internet dédiée : Actualisation de la page dédiée au projet avec la restitution finale.
- Rapport de synthèse : Rédaction d’un document de synthèse des résultats
- Supports visuels : Visuels pour illustrer les retours obtenus et les décisions prises.
- Atelier de restitution collective : Supports visuels pour présenter la restitution et partager les décisions prises à la suite de la concertation.
- Articles et interviews dans les médias : Rédaction de témoignages pour informer des résultats.
- Courriers/mails : Rédaction d’un courrier de remerciement aux parties prenantes
- Questionnaire : Construction d’un questionnaire de mesure d’impact auprès des participants
- Un document powerpoint : Actualisation du document expliquant la démarche en interne
GUIDE POUR CONSTRUIRE SON PLAN DE COMMUNICATION EN LIBRE ACCÈS
Retrouvez notre outil en libre accès qui peut vous inspirer dans la création de votre plan de communication pour votre démarche de concertation. Bonne appropriation !
Vous souhaitez être accompagné dans votre propre démarche ?
L'équipe YA+K est à votre disposition pour en parler de vive voix.
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