“En quoi la facilitation à distance est-elle différente de la facilitation en présentiel ? Peut-on transposer n’importe quel atelier au distanciel ? Quels sont les meilleurs outils pour faciliter à distance ?”
Les personnes que nous formons à la facilitation sont pour une majorité amenées à animer des rencontres collaboratives à distance, et se posent toutes ces questions .
Chez YA+K, nous avons perfectionné de nombreux outils et méthodes pour travailler à distance et faciliter des temps collectifs en visio durant la crise du Covid.
De cette période est né notre guide de la facilitation à distance (à retrouver dans la partie “livres et guides” de notre onglet ressources), un condensé de bonnes pratiques pour préparer, animer et assurer le suivi d’un atelier en distanciel en tant que facilitateur.
Si notre ambition était de fournir un maximum de clefs, il nous paraît important de les résumer dans un article, afin de constituer une ressource à la fois plus compacte et plus actuelle. Bonne lecture !
Zoom sur la facilitation à distance
Certes, le temps des masques et du gel hydroalcoolique commence à s’éloigner… Mais nous continuons d’animer des ateliers à distance, notamment pour les collectifs répartis dans différents lieux géographiques.
Finalement, ce format d’atelier s’est démocratisé, et nous avons adapté nos pratiques en considérant les contraintes techniques et humaines que présente le format visio.
Dans la partie suivante, on vous explique comment prendre en compte ces contraintes, et décliner vos techniques, méthodes et outils d’animation (dont certains sont à découvrir dans notre onglet ressources) pour la facilitation à distance.
Nos 15 conseils pour faciliter à distance
Qualifier un atelier à distance
Pour rappel, la qualification est l’étape au cours de laquelle le cadre de l’atelier est fixé avec son commanditaire. Au cours de cette phase, voici ce que nous vous suggérons :
Demandez-vous si l’atelier est vraiment transposable
On préfère vous rassurer : bien souvent, la réponse est oui. En revanche, certains sujets s’y prêtent plus que d’autres.
Prendre une décision, planifier l’action, imaginer des solutions sont des exemples d’objectifs pouvant être atteints en distanciel, dès lors que l’on utilise des modalités adaptées (on vous détaille un peu plus bas des méthodes qui conviennent bien au format visio).
Posez les bonnes questions à votre commanditaire
C’est un prérequis, que vous facilitiez à distance ou non, mais il est particulièrement important en amont d’un atelier en visio.
Lors de l’entretien de qualification, veillez à poser des questions concernant le niveau technique des participants, leur expérience en matière de temps collaboratifs à distance, le matériel à leur disposition (sont-ils équipés de webcams ?), etc.
Ces questions complètent les questions habituelles à poser lorsque vous qualifiez un atelier. Et la question : “qu’aurons-nous produit concrètement au cours de la rencontre, et que sera-t-il fait du résultat par la suite ?” reste centrale dans cette phase de cadrage !
Évitez tant que possible le format hybride
De manière générale, le format hybride produit des inégalités en matière d’expérience vécue, et la tâche du facilitateur peut vite s’avérer ardue, tant les niveaux d’attention portés à un groupe en présentiel ou en distanciel peuvent différer.
Si vous ne pouvez l’éviter, nous vous conseillons quand cela est possible de proposer l’intervention de deux facilitateurs : un facilitateur qui anime à distance exclusivement, et un facilitateur pour animer en présentiel.
Concevoir un atelier à distance
Après la phase de qualification vient celle de la conception de l’atelier. Voici la liste des bonnes pratiques à adopter au cours de ce temps fort :
Soignez la communication en amont de l’atelier
En concevant l’atelier, veillez à prévoir une communication claire comportant les informations importantes à connaître pour vivre l’expérience dans de bonnes conditions. Quels outils utiliser, comment s’y connecter, qui contacter en cas de problème le jour J…
L’important, c’est d’être précis et d’envisager un maximum d’éventualités ! Vous trouverez des exemples d’invitations dans notre guide de la facilitation à distance.
Choisissez des méthodes d’intelligence collective adaptées
Pour que votre atelier ait du sens en format visio, vous devez être extrêmement attentif au choix des méthodes d’intelligence collective.
Par exemple, celles faisant appel à la métaphore visuelle (comme le pont de corde pour construire un plan d’action ou le speedboat pour s’aligner sur un projet) fonctionnent très bien à distance car elles permettent de fixer la concentration des participants.
De la même façon, les ateliers de créativité reposant sur une matrice d’idéation se prêtent facilement à l’animation à distance.
Proposez des séquences courtes
Lors de la qualification, prenez le temps d’expliquer à votre commanditaire que le niveau d’engagement des participants ne peut pas être équivalent à celui observé lors d’un atelier en présentiel. Précisez qu’à distance, on privilégie les séquences courtes.
Comme vous allez peu pouvoir mettre les participants en mouvement, prévoyez des temps courts mais efficaces. Vous serez assuré qu’ils sont pleinement attentifs.
Soyez frugal en matière d’outils
Au cours d’un atelier facilité à distance, tout nouvel outil proposé peut demander un temps d’appropriation important, et surtout une grosse débauche d’énergie pour les participants.
C’est la raison pour laquelle on vous conseille d’avoir une approche économe des outils utilisés.
Si le logiciel de visioconférence utilisé fait office de paperboard digitalisé (c’est le cas sur Teams par exemple), permet de diffuser de la musique, de faire des sondages, ne vous embarrassez pas d’une plateforme supplémentaire…
Prenez plutôt le temps de bien vous former à l’ensemble des fonctionnalités que le logiciel vous propose !
Statuez sur le format du livrable
La facilitation à distance présente un gros avantage : le produit du travail des participants existe déjà au format digital. Pour savoir comment le présenter exactement, questionnez votre commanditaire sur sa finalité : par qui sera-t-il utilisé, et à quelle(s) fin(s) ?
Cela vous permettra de savoir quelle forme lui donner pour qu’il soit facilement utilisable au terme de l’atelier, de concevoir l’atelier en anticipant la production du livrable, et donc de minimiser le temps dédié à la restitution à la suite de l’atelier.
Prévoyez du temps pour la prise en main des outils
Gardez en tête que tout le monde n’est pas à l’aise avec l’utilisation des outils numériques. Normalement, vous aurez évoqué ce sujet au cours de la phase de qualification et cela vous permettra de concevoir votre atelier en fonction de ce paramètre.
Dans tous les cas, prévoyez un petit temps d’acculturation à chaque changement d’outil, afin que les participants puissent se familiariser avec le nouvel environnement digital que vous leur proposez.
Répartissez les participants dans des sous-salles
En imaginant le déroulé, pensez à proposer des temps de travail en sous-groupes au cours de certaines séquences, de manière à engager les participants et à leur apporter un plus grand niveau d’autonomie.
Animer un atelier à distance
Le jour J, vous devrez faire attention à ce que le format visio inclue tous les participants, en laissant à chacun la place de s’exprimer. Pour cela, voilà ce que nous vous conseillons :
Assurez-vous d’inclure tous les participants
En tant que facilitateur, vous devez faire en sorte que tous les participants se sentent inclus. A distance, un risque pourrait être d’oublier d’impliquer des participants s’exprimant moins facilement.
Quand nous facilitons à distance, nous utilisons souvent une feuille sur laquelle nous traçons un cercle avec les prénoms des différents participants. Le but ? N’oublier personne lors des tours “de table”.
Qui dit facilitation à distance, dit potentielles difficultés techniques, temps dédiés à la répartition dans les sous-salles, etc. Le problème, c’est que le rôle de facilitateur demande déjà d’être pleinement engagé dans l’animation de l’atelier.
Notre conseil ultime (oui, ultime, carrément) : au-delà de 10 personnes, nous vous invitons à former un binôme de facilitation, avec une personne en charge de la technique… Ce sera votre botte secrète “hotline”, et vous serez plus concentré sur la rencontre.
Si nécessaire, gérez la prise de notes.
En tant que facilitateur, votre mission est de permettre aux participants de vivre une expérience de travail à la fois efficace et agréable. S’ils ne sont pas à l’aise avec la prise de notes digitale, n’hésitez pas à prendre le relais : cela leur permettra de se concentrer sur les échanges avec les autres participants.
Normalement, on évite de gérer la prise de notes quand on facilite un atelier en présentiel… Mais en distanciel, les contraintes sont telles qu’il vaut parfois mieux s’en charger.
Faites preuve d’adaptabilité
Pas besoin de savoir faire le grand écart pour faciliter à distance. En revanche, soyez souple en ce qui concerne le déroulé de l’atelier : une prise en main d’outil, les moments de répartition en sous-salles, de rassemblement…
Tout prendra souvent plus de temps que ce que vous aviez imaginé ! Même si c’est aussi vrai en présentiel, cela l’est sans doute encore plus à distance : veillez à ne pas trop charger l’ordre du jour.
Et même lorsque vous pensez avoir allégé votre déroulé au maximum, vous pourrez toujours vous poser cette question simple : “Et si je devais ne conserver qu’une seule séquence dans mon déroulé, laquelle serait-ce ?”. Vous serez ainsi prêt à vous adapter à de nombreux imprévus.
Voilà, vous détenez maintenant plusieurs clefs pour que vos ateliers en visio soient un succès. Et si vous souhaitez faire appel à un facilitateur externe pour les animer, n’hésitez pas à contacter Florent, cofondateur de YA+K, pour en discuter !
Se former à la facilitation graphique
YA+K a développé un parcours d’un mois pour développer votre capacité à traduire vos réflexions, vos pensées, des informations, en visuel. Ce parcours débute par une journée d’expérimentation en immersion, suivie d’un accompagnement en visio pour ancrer cette nouvelle pratique au fil des jours. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette page : Formation à la facilitation graphique
