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Créer une communauté de facilitateurs

Créer une communauté de facilitateurs

Dans le cadre des rendez-vous des communautés que nous avons organisé pour Pôle Emploi l’été dernier, j’ai invité au cours d’un café inspiration, Stéphane Giudicelli, Directeur du Programme #RHAgilitour chez Orange. Notre interview avait été très appréciée par l’ensemble des facilitateurs présents. Alors aujourd’hui j’aimerais une nouvelle fois, donner la parole à Stéphane, pour vous raconter l’histoire de cette magnifique communauté qu’est le #RHAgiliTour.

GÉNÈSE DE CETTE COMMUNAUTÉ

Peux-tu nous décrire ce qu’est la communauté #RHAgilitour ?
C’est un collectif de plus de 173 salariés RH, animé, et actif pour accompagner des équipes, des projets, des problématiques opérationnelles. La valeur ajoutée de ce collectif est avant tout l’état d’esprit, l’engagement, le décloisonnement et l’accompagnement des projets de transformation au plus près du terrain. Le fonctionnement se fait par petites équipes projet. Et depuis le 17 mars 2020, nous avons adapté nos accompagnements en 100% distanciel. Des centaines de projets et plusieurs centaines de personnes ont été accompagnés en mode intelligence/agilité collective et change management !
Quelle a été la genèse de cette communauté ? Pourquoi l’avoir initiée ?

Une question centrale s’est posée : comment faire évoluer les méthodologies et la posture RH au sein du groupe ? Dans la filière RH, nous avons près de 16 métiers, ce qui représente une grande diversité. Nous nous sommes interrogés sur l’accompagnement que nous pouvions construire pour nos RH afin de les aider à monter en compétences sur ces soft skills et d’insuffler ces nouvelles pratiques sur le terrain.

 

Quelles ont été les premières actions pour organiser cette communauté ?

La communauté s’est développée progressivement, par itérations, en suivant la méthode des petits pas. Nous avions une intention claire donc nous avons formé un noyau de 3 personnes qui sont devenues les ambassadeurs et les facilitateurs de la communauté. Ensuite, nous avons passé du temps à créer l’identité de cette communauté et ses principes de fonctionnement. Sur le nom de la communauté, évidemment, il fallait le mot “RH”. Nous voulions aussi transmettre la notion d’agilité, et la notion de proximité – être au plus près du terrain, au plus proche des problématiques. Nous avons donc ajouté “AgiliTour”. Cette communauté porte aussi l’image du “super héros” et des “super pouvoirs” ainsi que les valeurs de partage au service des collectifs.

Genèse Communauté Facilitateurs

L’ANIMATION DE CETTE COMMUNAUTÉ DANS LE TEMPS

Quelles rencontres favorisent la vie de la communauté ? Quel est le format ? Quelle est la fréquence ?

Visio RH AgilitourLes nouveaux membres participent à un premier séminaire de formation de deux jours. Ensuite, les membres de la communauté se réunissent physiquement une fois par an pendant deux jours. Ces rencontres visent à développer l’entraide, et la cohésion des membres. Elles permettent aussi le partage de bonnes pratiques et la formation sur de nouvelles méthodes. Tout au long de l’année, nous organisons aussi des rencontres à distance : les “VisioAgiliCalls”. Ils durent environ 45 minutes et sont programmés 1 fois par mois. Ces rencontres sont organisées par le noyau de facilitateurs de la communauté.

L’objectif de ces rendez-vous en ligne est de :

  • Transmettre de l’information : dernières nouveautés, actualités, ambitions, logique de déploiement, importance pour le groupe
  • Favoriser le partage d’expérience entre les membres pour inspirer celles et ceux qui n’osent pas se lancer et pour s’entraider.
  • Expérimenter ensemble un energizer
  • Répondre aux questions que se posent les membres.
Quels sont les espaces de partage, où les membres de la communauté peuvent-ils retrouver facilement les info et les actions en cours ?

Nous capitalisons sur l’ensemble des méthodologies et des ateliers que les membres animent. Les supports et les vidéos sont déposés et en libre accès pour la communauté sur un intranet. Et entre les rencontres, nous utilisons WhatsApp pour toutes les discussions informelles (les succès, les news), pour demander de l’aide aux autres membres, lancer un appel à compétences et aussi pour partager des photos de leur animation.

 

Vous êtes entrés dans la crise sanitaire, comment la communauté a-t-elle pu s’adapter et fournir des ateliers de qualité ?

17 mars 2020 le présentiel s’arrête, comment s’organise-t-on ? Est-ce que nos méthodologies fonctionnent à distance ? Une seule réponse: allons-y ! On démarrait nos premiers accompagnements à distance dès avril 2020, grâce à votre soutien YA+K. La facilitation d’ateliers d’intelligence collective et de change management étaient réalisables à distance. Il fallait s’adapter et s’appuyer sur des outils digitaux. On a développé des formats plus courts, plus rythmés. On a très vite compris qu’il fallait une personne à la technique et une autre à la facilitation à distance, et vice versa. Nous avons alors investi dans de la formation de la facilitation.

 

Quelle communication partagez-vous pour informer de ce qui se passe dans la communauté et permettre à certains de s’accrocher au wagon ?

Nous avons développé un blog interne et un site vitrine, accessible à tous ceux qui ont une adresse mail orange. Nous partageons des vidéos et des témoignages pour partager la raison d’être, les actualités et l’impact de la communauté. Nous avons aussi réalisé une cartographie de tous les membres ainsi qu’un compteur du nombre d’accompagnements réalisés sur le terrain. En début d’année, nous communiquons auprès de tous les RH pour les informer du développement de la communauté. Nous publions aussi des posts sur LinkedIn pour partager et expliquer notre démarche en externe.

 

Comment as-tu gardé la motivation de la communauté ?

On n’a pas changé grand chose. J’ai été attentif à garder la communication avec les membres de la communauté et renforcer les liens. Ce que j’ai accéléré, ce sont les Visio AgiCalls, une fois par mois au lieu d’une fois par trimestre. Je me suis dit qu’il fallait resserrer les liens. On avait déjà créé un WhatsApp pour favoriser les échanges entre les membres de la communauté et former une communauté, et donc nous avons continué ces échanges. On a développé une logique de parrainage et de coaching pour favoriser l’entraide et la montée en compétences. Enfin, on a aussi créé des liens avec l’extérieur pour continuer à s’inspirer et apporter de la fraîcheur.

 

Comment envisagez-vous le développement de la communauté ?

Nous avons la volonté d’étendre cette communauté aux filiales et à l’international pour rester au plus proche du terrain. Pour le moment, nous avons plusieurs personnes en liste d’attente, mais nous ne souhaitons pas dépasser le seuil de 200 personnes. Ce seuil correspond à notre capacité à animer la communauté. Nous pensons qu’il faut connaître chaque personne individuellement.

LA PERFORMANCE DE LA COMMUNAUTÉ DANS LE TEMPS

Est-il important de mesurer l’impact de la communauté ?
Nous investissons dans la formation des membres de la communauté, dans la facilitation de la communauté et dans les accompagnements terrain. Il est donc essentiel de mesurer l’impact. En 2018, nous avons touché plus de 1800 personnes par exemple.
Quels sont les indicateurs de performance que vous suivez ?

Nous suivons des indicateurs quantitatifs : le nombre d’accompagnements réalisés par les membres et leurs typologies, le budget ramené à la personne, le nombre de facilitateurs sollicités, etc. La meilleure mesure du ROI reste pour nous les retours qualitatifs des commanditaires que les membres de la communauté accompagnent. Nous interrogeons et filmons les managers que nous avons accompagnés six mois plus tard. Nous leur demandons ce qu’il s’est passé, où ils en sont, comment l’accompagnement à transformé leur collectif et quelles sont les prochaines étapes. Nous déposons ces interviews en ligne sur le site vitrine pour donner envie à d’autres clients internes, d’être accompagnés.

 

Un immense merci à Stéphane Giudicelli pour ce témoignage inspirant. Et à très vite, pour de nouvelles aventures aux côtés de YA+K !

Un immense merci à Stéphane Giudicelli pour ce témoignage inspirant. Et à très vite, pour de nouvelles aventures aux côtés de YA+K !

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